Privacyverklaring

Wie wij zijn

Mellowbikers is een mountainbikevereniging in de regio Bergen op Zoom. Wij verwerken persoonsgegevens van leden, van mensen die zich aanmelden en van mensen die contact met ons opnemen. Voor die verwerking zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

• Naam: Mellowbikers
• Rechtsvorm: vereniging met volledige rechtsbevoegdheid
• Postadres: In d'Hoef 90, 4631 MJ Hoogerheide
• KvK-nummer: 53313836
• E-mail: info@mellowbikers.nl
• Website: https://mellowbikers.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Dat hoeft ook niet voor een vereniging van onze omvang. Alle vragen over privacy komen binnen bij het bestuur via info@mellowbikers.nl.

Welke gegevens wij verwerken

Welke gegevens wij van je hebben, hangt af van je relatie met de club.

Bij aanmelding en tijdens je lidmaatschap

Voor- en achternaam, adres, postcode en woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, naam en telefoonnummer van je noodcontact, de datum waarop je lid werd en eventueel de datum waarop je lidmaatschap eindigde.

Bij het betalen van contributie of merchandise

Je IBAN of het rekeningnummer waarvan de betaling binnenkomt, het betaalkenmerk, het bedrag en de betaaldatum. Bij een bestelling ook wat je besteld hebt en in welke maat.

Bij een bericht via het contactformulier

Je naam, je e-mailadres, de inhoud van je bericht en het moment waarop je het verstuurde.

Bij deelname aan ritten en activiteiten

Wie zich heeft aangemeld voor welke rit of activiteit, en foto's of video's die tijdens die rit of activiteit gemaakt zijn.

Bij een bezoek aan de website

Technische gegevens die je browser meestuurt, zoals je IP-adres, het opgevraagde adres, tijdstip, browsertype en apparaattype. Deze staan in de logbestanden van onze hostingpartij.

Wij vragen geen medische gegevens en registreren die ook niet. Vertel je bij een rit iets over je gezondheid aan een clubgenoot, dan leggen wij dat niet vast.

Waarvoor wij die gegevens gebruiken

De AVG vraagt per doel een grondslag. Dit zijn de onze.

Ledenadministratie en het bijhouden van het ledenregister. Hiervoor gebruiken wij je naam, adres, geboortedatum, contactgegevens en de ingangsdatum van je lidmaatschap. Grondslag: uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst, en voor het ledenregister een wettelijke verplichting uit het Burgerlijk Wetboek.

Contributie innen en de financiële administratie voeren. Hiervoor gebruiken wij je naam, je betaalgegevens, het bedrag en de datum. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en een wettelijke bewaarplicht voor de administratie.

Communiceren over ritten, activiteiten en verenigingszaken. Hiervoor gebruiken wij je naam, e-mailadres en telefoonnummer. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Je bereiken bij een ongeval tijdens een clubrit. Hiervoor gebruiken wij de naam en het telefoonnummer van je noodcontact. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk de veiligheid van onze leden. Bij daadwerkelijk gebruik ook het vitaal belang van de betrokkene.

Beantwoorden van berichten via het contactformulier. Hiervoor gebruiken wij je naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen reageren op wie ons benadert.

Merchandise leveren aan leden. Hiervoor gebruiken wij je naam, je bestelling en je betaalgegevens. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Foto's en video's plaatsen op de website en social media. Hiervoor gebruiken wij beeldmateriaal van ritten en activiteiten. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het laten zien wat de club doet.

De website laten werken en misbruik tegengaan. Hiervoor gebruiken wij technische gegevens uit serverlogs. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk beschikbaarheid en beveiliging van de site.

Bezoekersaantallen meten. Hiervoor gebruiken wij geaggregeerde websitestatistieken. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij inzicht in het gebruik van de site.

Wij gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en wij verkopen ze niet.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Ledengegevens, inclusief adres, geboortedatum en contactgegevens: tot 2 jaar na het einde van je lidmaatschap. Zo kunnen wij een terugkerend lid herkennen en lopende zaken afhandelen.

Naam en telefoonnummer van je noodcontact: tot het einde van je lidmaatschap, daarna direct verwijderd. Deze gegevens hebben daarna geen enkel doel meer.

Financiële administratie, inclusief contributiebetalingen en bestellingen: 7 jaar na afloop van het boekjaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.

Notulen en besluiten van de algemene ledenvergadering waarin namen staan: 7 jaar na publicatie, als onderdeel van de verenigingsadministratie.

Berichten via het contactformulier: 12 maanden na afhandeling, zodat wij bij een vervolgvraag kunnen terugkijken.

Foto's en video's: zolang ze relevant zijn voor de club, of tot je vraagt ze te verwijderen. Zie de sectie over beeldmateriaal.

Aanmeldingen voor ritten en activiteiten: 12 maanden, voor de planning en evaluatie van het seizoen.

Serverlogs van de website: tot 30 dagen, voor beheer en beveiliging.

Na afloop van een termijn verwijderen wij de gegevens of maken wij ze onherleidbaar. Gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, blijven staan tot die termijn is verstreken, ook als je vraagt om verwijdering.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet en geven ze niet door aan derden voor hun eigen doeleinden. Wel maken wij gebruik van dienstverleners die gegevens voor ons verwerken. Met elk van hen hoort een verwerkersovereenkomst te liggen.

Cloudflare verzorgt de hosting en beveiliging van de website en het contactformulier. Daarbij passeert alles wat via de site binnenkomt, plus de serverlogs.

Mailchimp verstuurt onze clubmail en nieuwsbrieven, en verwerkt daarvoor je naam en e-mailadres.

Rabobank verwerkt de betalingen van contributie en bestellingen: naam, IBAN, bedrag en betaalkenmerk.

Google Docs gebruiken wij voor de financiële administratie, waarin naam en betaalgegevens staan.

Facebook en Instagram gebruiken wij om berichten en beeldmateriaal te plaatsen. Daar staat beeldmateriaal, plus wat je daar zelf achterlaat.

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan een instantie als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op vordering van politie of justitie.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kiezen zoveel mogelijk voor partijen die gegevens binnen de EER opslaan. Bij social media en sportapps is dat niet altijd het geval. Vindt doorgifte naar een land buiten de EER plaats, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van standaardcontractbepalingen.

Foto's en video's

Tijdens ritten en activiteiten maken wij foto's en video's. Die gebruiken wij op de website, in clubcommunicatie en op onze social media, om te laten zien wat de club doet.

Wij plaatsen sfeerbeelden van groepen en van de rit zelf. Voor beeld waarop jij duidelijk en herkenbaar in beeld bent en dat wij prominent inzetten, bijvoorbeeld als omslagfoto of in een wervingsbericht, vragen wij je vooraf om toestemming.

Wil je niet op de foto, geef dat dan door aan de fotograaf of iemand van het bestuur, of mail naar info@mellowbikers.nl. Staat er al beeld van je online dat je weg wilt hebben, mail ons dan met een omschrijving of een link. Wij halen het zo snel mogelijk weg, in elk geval binnen 10 werkdagen.

Beeld dat wij op social media hebben geplaatst, kunnen wij bij het platform verwijderen. Kopieën die anderen hebben gedeeld of gedownload, kunnen wij niet terughalen.

WhatsApp, Strava en social media

WhatsApp

Voor de communicatie rond ritten gebruiken wij WhatsApp-groepen. Word je daaraan toegevoegd, dan zien de andere deelnemers je telefoonnummer en je profielnaam. Wij voegen je alleen toe als je daarmee akkoord gaat, en wij halen je op verzoek weer uit de groep. Wat je zelf in een groep deelt, valt buiten onze invloed. WhatsApp verwerkt gegevens volgens het eigen privacybeleid.

Social media

Op onze pagina's op Facebook en Instagram plaatsen wij berichten over de club. Reageer of volg je ons daar, dan verwerkt het platform jouw gegevens onder zijn eigen voorwaarden. Wij zien alleen wat het platform ons toont, zoals reacties en geaggregeerde statistieken.

Website, cookies en statistieken

Onze website plaatst functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, bijvoorbeeld voor het onthouden van je sessie en voor het beveiligen van formulieren. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Wij meten bezoekersaantallen met een statistiekentool (Plausible) die geen persoonsgegevens gebruikt en geen cookies plaatst.

Op de website staat video die wordt afgespeeld via Mux. Daarbij worden technische gegevens verwerkt, waaronder je IP-adres, om de video af te kunnen spelen.

Je kunt cookies altijd zelf verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Functionele cookies blokkeren kan betekenen dat delen van de site niet meer werken.

Hoe wij je gegevens beveiligen

Wij nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen. Concreet betekent dat:

• De website en alle formulieren lopen over een beveiligde verbinding met HTTPS.
• Alleen bestuursleden die de gegevens nodig hebben voor hun taak, hebben toegang tot de ledenadministratie.
• Accounts met toegang tot ledengegevens zijn beveiligd met een uniek wachtwoord en waar mogelijk met tweestapsverificatie.
• Wij bewaren ledengegevens niet in losse lijsten op privéapparaten of in onbeveiligde bestanden.
• Van de ledenadministratie worden back-ups gemaakt.

Ontstaat er toch een datalek met een risico voor jouw rechten en vrijheden, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou als dat risico hoog is.

Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten als het om jouw gegevens gaat:

• Inzage. Je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Rectificatie. Kloppen gegevens niet, dan passen wij ze aan.
• Verwijdering. Je mag vragen je gegevens te wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking. Je mag vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld zolang een correctie loopt.
• Bezwaar. Verwerken wij gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, dan mag je daartegen bezwaar maken. Dit geldt ook voor beeldmateriaal.
• Overdraagbaarheid. Je mag de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Toestemming intrekken. Heb je ergens toestemming voor gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken. Wat daarvoor al gebeurd is, blijft rechtmatig.

Stuur je verzoek naar info@mellowbikers.nl. Wij reageren binnen vier weken. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij je dat binnen de eerste vier weken weten.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je om aanvullende informatie vragen waarmee je jezelf identificeert. Stuur ons nooit ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs. Doe je dat toch, maak dan je pasfoto, MRZ-strook en burgerservicenummer onleesbaar.

Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via info@mellowbikers.nl. Komen wij er samen niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder. Dat kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert er iets in de manier waarop wij gegevens verwerken, bijvoorbeeld omdat wij een andere dienstverlener gaan gebruiken, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd. Bij een ingrijpende wijziging informeren wij leden er actief over.